Zeitmanagement: Den Job im Griff

Kommen Sie vor lauter Terminen gar nicht mehr zu Ihrer eigentlichen Arbeit und hetzen von einem Meeting zum anderen? Wenn Sie diese Probleme kennen, brauchen Sie nicht zu verzweifeln. Probleme mit der Terminplanung können bewältigt werden. 

"Beim Planen von Terminen ist es enorm wichtig, dass Sie alle Termine des Tages auf einmal im Blick haben", betont Holger Wöltje, Experte für elektronisches Zeitmanagement und Buchautor aus Siegen. "Deshalb sollten Sie auch alle Verabredungen und Aufgaben in Ihr Terminplansystem eintragen, egal ob es sich um ein berufliches Meeting, den Termin mit dem Klempner oder den Zahnarztbesuch handelt."

Elektronische Helfer

Dazu können Sie Zeitplanbücher, aber auch elektronische Systeme wie einen Handheld oder einen Computer nutzen. "Mit elektronischen Systemen zu arbeiten, ist zwar am Anfang deutlich komplizierter als mit herkömmlichen Methoden. Doch wenn Sie einmal alle Funktionen beherrschen, können Sie sich mit einem Klick blitzschnell etwa einen Überblick über alle Aufgaben oder Termine eines Projektes verschaffen. Sie können sich auch zum Beispiel alle Termine, an denen Sie im nächsten Jahr in Hamburg sind, übersichtlich gefiltert anzeigen lassen."

Doch nicht nur Verabredungen mit anderen gehören in die Zeitplanung, sondern auch Termine mit sich selbst: "Denn Sie müssen über den Tag verteilt auch für Ihre eigenen Aufgaben Zeit einplanen, ganz gleich, ob sie bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein müssen oder ob sie keine solche Deadline haben", erklärt Wöltje.

Eine stille Stunde einlegen

Besonders effektiv sei es, eine 'stille Stunde' am Tag einzulegen. "Manche Menschen gehen zum Beispiel bewusst um sieben Uhr ins Büro - eine Stunde vor dem offiziellen Arbeitsbeginn. Sie gehen in der Zeit nicht ans Telefon und checken auch nicht ihre Emails. Für andere sind sie offiziell erst ab acht Uhr da. So können sie eine Stunde lang störungsfrei arbeiten", so der Experte aus Siegen.

Dr. Dorothea Engel-Ortlieb, Beraterin und Trainerin für Termin- und Dokumentenmanagement aus Hamburg, rät: "Alle Aufgaben, für die Sie länger als eine halbe Stunde brauchen, sollten Sie in Ihrer Terminplanung vermerken. Den täglichen Kleinkram - wie etwa telefonieren oder Emails checken und schreiben - sollten Sie nach Möglichkeit in Blöcken abarbeiten."

Zeit für Tagesgeschäft einplanen

Etwa zehn bis 20 Prozent der Arbeitszeit sollten Sie für die täglichen Tagesroutinen am Schreibtisch einkalkulieren, so Dorothea Engel-Ortlieb, die auch Autorin des Ratgeberbuches 'Perfekt im Office' ist. "Gerade wenn Sie Arbeiten zu erledigen haben, deren Länge Sie nur schlecht einschätzen können, sollten Sie reichlich Pufferzeit einplanen. Ich empfehle das Dreifache der Zeit, die Sie für diese Tätigkeit veranschlagen würden."

Holger Wöltje ergänzt: "Nur 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit sollte überhaupt verplant werden." Denn es geschähen immer unvorhersehbare Dinge. Außerdem bringe ein zu enger Zeitplan den Betreffenden auch um Chancen: "Wenn ein Außendienstmitarbeiter ein Termin nach dem anderen legt, hat er kaum Zeit für spontane Gespräche und damit eventuell verbundene neue Aufträge." Auch deshalb sei die Einplanung von Pufferzeiten von großer Bedeutung.

Realistisch planen

Doch wie plant man realistisch? "Fragen Sie Ihr Gegenüber, mit dem Sie einen Termin vereinbaren, wie lange Sie und Ihr Gesprächspartner für diesen Termin brauchen werden. Das wirkt professionell. Rechnen Sie zu diesem Zeitraum noch mal die gleichen Zeitlänge dazu", empfiehlt Dorothea Engel-Ortlieb.

Die Trainerin rät, sich auch räumlich genau zu orientieren, um nicht abgehetzt zu erscheinen, weil man den Raum nicht sofort gefunden hat: "Fragen Sie genau nach der Tür und dem Stockwerk und bei größeren Unternehmen auch nach dem Gebäude."

Pufferzeit einkalkulieren

Die Pufferzeit ist auch wichtig, um unvorhergesehene Staus und Verspätungen zu meistern und so Stress und Hektik zu vermeiden: "Bei wichtigen Terminen lege ich meinen Flug so, dass ich im Falle einer Stornierung auch mit dem zweiten Flieger pünktlich bin - auch wenn dieser wiederum ein halbe Stunde Verspätung hat", berichtet Holger Wöltje.

Zur Tagesplanung gehört auch die Planung von Pausen. Dorothea Engel-Ortlieb: "Es liegt in der Regel in Ihrer Entscheidungsfreiheit, ob Sie in die Mittagszeit Termine legen oder zum Beispiel zwischen 12.30 und 13.30 Uhr nicht erreichbar sind. Das wird in der Regel auch akzeptiert."

Sich Freiheiten nehmen

Bei der Terminplanung geht es aber nicht nur darum, die Arbeitszeit effektiv zu planen, um noch mehr Zeit zum Arbeiten zu haben. "Eine gute Planung soll Ihnen auch ermöglichen, sich Freiheiten zu nehmen", betont Holger Wöltje. "Wenn Sie zum Beispiel sehen, dass Sie ab 17 Uhr keine Termine mehr haben und anstehende Aufgaben auch am nächsten Tag erledigen können, steht einem spontanen abendlichen Eisbahnbesuch mit Ihrem Sohn nichts mehr im Wege."